Biển phòng ban văn phòng: chọn chất liệu và vị trí gắn

Biển phòng ban để người lạ tìm được phòng

Khách đến làm việc, nhân viên mới hay người giao hàng đều muốn tìm đúng phòng mà không phải hỏi ai. Biển phòng ban làm việc đó, nên điều cần xét đầu tiên là người đọc đứng ở đâu và nhìn từ xa bao nhiêu. Chất liệu và kiểu dáng chọn sau. Với văn phòng cần nhiều biển giống nhau, xem trước các mẫu biển phòng ban tại In biển công ty giúp hình dung được kiểu mica, inox hay đồng đế gỗ, rồi quyết định kiểu nào hợp với dãy cửa của mình.

Chữ phải đọc được từ giữa hành lang

Biển trên cửa thường được nhìn xiên, từ cách vài bước chân, dưới đèn trần. Chữ vì thế nên to hơn cảm giác ban đầu, nét đậm và tương phản rõ với nền. Chữ trắng trên nền xanh đậm, hoặc chữ đen trên nền inox xước, đều dễ đọc trong nhiều điều kiện ánh sáng. Nền bóng gương hay phản chiếu đèn, nên cân nhắc nếu hành lang có đèn chiếu thẳng xuống.

Tên phòng nên ngắn. "Phòng Kế toán" đọc nhanh hơn "Phòng Kế toán Tài chính Tổng hợp", và nếu bắt buộc ghi dài thì chia hai dòng cân đối thay vì thu nhỏ chữ.

Chọn chất liệu theo nơi gắn

• Mica nhẹ, cắt được theo nhiều hình, in màu tốt. Mặt mica dễ xước nếu lau bằng khăn thô, nên hợp với khu văn phòng ít va chạm.
• Inox bền và dễ lau. Mặt xước ít lộ dấu vân tay hơn mặt bóng. Ở nơi ẩm như gần nhà vệ sinh hay bếp ăn của công ty, inox 304 chịu ăn mòn tốt hơn inox 201.
• Đồng cho cảm giác trang trọng ở phòng họp hay phòng lãnh đạo. Bề mặt đổi màu theo thời gian nếu không có lớp bảo vệ, nên hỏi nơi làm về lớp phủ này.

Gắn bằng keo, vít hay ốc chân kính

Với tường sơn và cửa gỗ, có hai cách phổ biến: dán bằng băng keo hai mặt chuyên dụng hoặc bắt vít. Dán dễ thay khi phòng đổi tên, nhưng mặt gắn phải sạch và phẳng. Bắt vít chắc hơn, đổi lại phải khoan và để lại lỗ khi gỡ.

Cửa kính cần chú ý hơn. Kính cường lực không khoan được sau khi đã tôi, nên nếu định dùng ốc chân kính xuyên qua cửa thì lỗ phải có sẵn từ lúc đặt kính. Chưa có lỗ thì dán là lựa chọn duy nhất.

Cùng một chuẩn cho cả tầng

Một dãy biển lệch nhau về độ cao hay khác nhau về cỡ chữ nhìn ngay ra. Nên chọn một khổ biển, một font, rồi gắn cùng độ cao so với khung cửa và cùng một bên, thường là phía tay nắm. Khi tầng có cả cửa gỗ lẫn cửa kính, giữ nguyên kích thước và chỉ đổi cách gắn.

Khi phòng ban đổi tên

Doanh nghiệp sắp xếp lại bộ máy thì tên phòng cũng đổi theo. Biển liền một tấm phải làm lại cả cái. Biển có khung và tấm chữ rời thì chỉ thay tấm chữ. Nếu công ty hay tổ chức lại phòng, nên hỏi từ đầu loại nào thay được.

Duyệt chữ trước khi sản xuất

Dấu tiếng Việt và cách viết hoa là hai chỗ sai nhiều nhất. Nên gửi một bản in tên toàn bộ các phòng cho người phụ trách hành chính đọc lại, kiểm "Phòng Kế toán" hay "Phòng kế toán", rồi mới cho làm.